Descripción general

Puedes asociar automáticamente los recibos con las transacciones reenviándolos a la dirección de correo electrónico exclusiva de Reap de tu empresa. El sistema lee el recibo, extrae el importe, el proveedor y la fecha, y lo vincula con la transacción correspondiente. Una vez asociado, un administrador de finanzas puede revisar y aprobar o rechazar la asociación.

Encuentra el correo electrónico para reenviar recibos

Cada empresa tiene una dirección de correo electrónico única para asociar recibos. Para encontrar la tuya:

1. Ve a Configuración en la barra lateral izquierda
2. Haz clic en Tarjeta
3. Selecciona la pestaña Correo electrónico para reenviar recibos

Tu dirección de correo electrónico exclusiva aparece debajo de Tu dirección de correo electrónico exclusiva. Haz clic en el ícono de copiar que aparece junto a ella para copiarla al portapapeles. Compártela con tu equipo o configura reglas de reenvío automático en tu cliente de correo electrónico para enviar los recibos automáticamente.

Reenvía un recibo

Envía o reenvía un correo electrónico con el recibo adjunto a tu dirección de correo electrónico exclusiva de Reap. Cada archivo adjunto se asocia de manera independiente; puedes incluir varios recibos en un solo correo electrónico.

Para obtener mejores resultados, asegúrate de que el recibo muestre claramente el importe de la transacción, el nombre del proveedor y la fecha.

Consulta los recibos en tus transacciones

Cuando un recibo se asocia con una transacción, aparece en la lista de transacciones con un ícono en la columna Recibo. También puedes consultar el progreso de la revisión en la columna Revisión.

1. Ve a Tarjetas → Transacciones en la barra lateral izquierda

2. Consulta la columna Revisión a la derecha. Cada ícono representa un estado de revisión:

   Ícono	Estado
   Ícono de documento	Recibo adjunto, pendiente de revisión
   Marca de verificación (✓)	Recibo revisado y aprobado
   Sin ícono	No hay ningún recibo adjunto

3. Haz clic en cualquier fila de transacción para abrir el panel de Detalles de la transacción.
   

El panel muestra:

• Estado de revisión de la transacción — muestra el estado actual (por ejemplo, Pendiente) con un enlace Editar para actualizarlo
• Categoría — asigna una categoría mediante el menú desplegable
• Cargar recibo — consulta, agrega o elimina recibos adjuntos
• Nota (opcional) — agrega una nota para la transacción

Carga un recibo manualmente

Si un recibo no se asoció automáticamente, puedes adjuntarlo directamente a una transacción.

1. Ve a Tarjetas → Transacciones.
2. Haz clic en la transacción a la que quieres adjuntar un recibo.

3. En el panel de Detalles de la transacción, desplázate hasta Cargar recibo.

   

4. Arrastra y suelta un archivo o haz clic en el área de carga para seleccionar un archivo de tu computadora
5. Haz clic en Agregar otro archivo para adjuntar recibos adicionales
6. Haz clic en Guardar.

También puedes agregar una nota en el campo Nota (opcional) y asignar una Categoría mediante el menú desplegable antes de guardar.

Aprueba o rechaza una asociación

Una vez adjuntado un recibo, un administrador de finanzas puede revisarlo y marcarlo como aprobado o rechazado.

Para aprobar:

1. Abre los detalles de la transacción (haz clic en la fila de la transacción)
2. Haz clic en Editar junto a Estado de revisión de la transacción

3. En la ventana modal, selecciona Aprobado.

   

4. Haz clic en Guardar

La transacción mostrará una marca de verificación (✓) en la columna Revisión y aparecerá un mensaje de confirmación.

Para rechazar:

1. Abre los detalles de la transacción
2. Haz clic en Editar junto a Estado de revisión de la transacción

3. En la ventana modal, selecciona Rechazado

   

4. Ingresa un motivo — es obligatorio indicar un motivo antes de poder guardar
5. Haz clic en Guardar

La transacción mostrará el estado rechazado en la columna Revisión.

Formatos y límites compatibles

Preguntas frecuentes

Reenvié un recibo, pero no se asoció. ¿Por qué?

Es posible que la transacción aún no se haya registrado; el sistema vuelve a intentarlo diariamente durante 7 días. El recibo puede estar borroso o tener un formato difícil de leer. También es posible que los detalles del recibo no sean lo suficientemente similares a ninguna transacción registrada. Si después de 7 días aún no se ha asociado, adjúntalo manualmente desde el panel de detalles de la transacción.

¿Puedo reenviar recibos desde cualquier dirección de correo electrónico?

Sí. La dirección de correo electrónico exclusiva acepta recibos de cualquier remitente.

Envié más de 100 recibos en un correo electrónico. ¿Se procesarán todos?

Solo se procesan los primeros 100. Divide los lotes grandes en varios correos electrónicos.

¿Cuánto tarda la asociación?

La mayoría de los recibos se procesan en unos minutos. Los lotes grandes o los períodos de alta demanda pueden tardar más. Si la transacción aún no se ha registrado, el sistema vuelve a intentarlo diariamente durante un máximo de 7 días.

El recibo se asoció con la transacción equivocada. ¿Qué hago?

Abre los detalles de la transacción, haz clic en Editar junto a Estado de revisión de la transacción, selecciona Rechazado e ingresa un motivo. Luego, busca la transacción correcta y carga el recibo manualmente. Si necesitas ayuda, comunícate con Soporte de Reap.

¿Puedo adjuntar varios recibos a una transacción?

Sí. En el panel de detalles de la transacción, haz clic en Agregar otro archivo debajo de Cargar recibo para adjuntar archivos adicionales.

¿Puedo eliminar un recibo de una transacción?

Haz clic en el ícono de eliminar (🗑) junto al archivo adjunto en el panel de detalles de la transacción y luego haz clic en Guardar.

¿Algo no funciona?

1. Verifica que estés enviando el correo electrónico a la dirección exclusiva correcta (Configuración → Tarjeta → Correo electrónico para reenviar recibos)
2. Confirma que el recibo tenga un formato compatible (PDF, JPG, JPEG, PNG)
3. Verifica que el recibo muestre claramente el importe, el proveedor y la fecha
4. Espera hasta 7 días para que el sistema vuelva a intentar la asociación

¿Sigues teniendo problemas? Comunícate con Soporte de Reap e incluye el archivo del recibo y la transacción con la que esperabas asociarlo. Para obtener más información, visita Infórmate sobre a quién contactar en Reap.